Dal primo gennaio del 2019 è scattato l’obbligo di emettere fatture solo in formato elettronico (per la precisione: in formato XML e con dimensione massima di 5 MB). Questo obbligo ha inizialmente seminato il panico fra i liberi professionisti e le piccole e medie imprese, ma senza alcun dubbio è fonte d’innovazione tecnologica e di semplificazione.
Come posso compilare la fattura elettronica
La fattura elettronica segue gli stessi principi della fattura cartacea e, quindi, deve indicare l’emittente con tutte le informazioni utili come numero di partita IVA e codice fiscale, a chi è indirizzato il documento (nome dell’azienda o del privato, indirizzo, numero di partita IVA o codice fiscale), il tipo di documento (se fattura, parcella o nota di credito o debito) e la data e il numero della fattura. Per quanto riguarda il numero della fattura è importante ricordare che non si può inserire una data successiva a quella dell’emissione e il numero della fattura deve essere progressivo ed univoco. Le fatture elettroniche, a differenza di quelle tradizionali, devono sempre contenere una firma digitale che permette di conoscerne l’emittente (o l’intermediario). Per la stesura della fattura elettronica si può far ricorso a software di fatturazione o gestionali che permettono di creare, modificare, ricevere e conservare fatture in cloud. Successivamente, la fattura va spedita al destinatario tramite il Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate, che ne controlla la correttezza, la completezza e la veridicità. La fattura viene poi ricevuta e registrata dal sistema. Sia per l’emittente che per il destinatario è d’obbligo conservare la fattura per 10 anni.
Chi è obbligato ad emettere fattura elettronica
L’obbligo di fatturazione riguarda tutti i titolari di partita IVA resienti nel territorio italiano, siano essi aziende o privati. Esonerati sono, invece, coloro che applicano il regime dei minimi, il regime di vantaggio o il regime forfettario e chi risiede all’estero (in Europa o in altre nazioni). Tutte le aziende devono comunque dotarsi di un sistema di ricezione delle fatture.
Sanzioni per chi non segue la fatturazione elettronica
Se non si osserva l’obbligo di fatturazione elettronica si applicano le sanzioni previste dall’articolo 6 del Decreto legislativo n. 417/97, cioè una sanzione compresa tra il 90% e il 180% dell’imposta non correttamente registrata nel corso dell’esercizio. Per il 2019 si applicano sanzioni ridotte per facilitare il passaggio alla fatturazione elettronica.
Come fare se il destinatario non ha partita IVA
Se il destinatario della fattura è un privato sprovvisto di partita IVA, l’emittente è obbligato comunque a farla passare per il Sistema di interscambio (Sdi), indicando come Codice destinatario “0000000” e compilando il campo “codice fiscale” del cliente. Entrambi i passaggi sono obbligatori. L’emittente è altresì costretto a far recapitare al cliente una copia cartacea della fattura o in formato PDF, salvo rinuncia scritta da parte dell’emittente.
Come abbiamo visto, la fatturazione elettronica è un tema delicato, che ha introdotto diversi cambiamenti soprattutto per le piccole e medie imprese. Per fortuna esistono i software di fatturazione che semplificano questo processo, dando la possibilità agli utenti di gestire la propria contabilità in modo semplice ed efficace. Ci sono sia servizi gratis che a pagamento con svariate funzioni per tutti i gusti e per tutte le esigenze!